担当者の頭の中にある
判断理由や対応のコツが記録されず、担当者が不在になると仕事が止まる。
株式会社REPRESENT
社内ナレッジAI構築・運用支援
議事録、対応履歴、手順書、報告書、調査メモ。社内に散らばる情報を整理し、必要なときにAIで探して参照できる環境をつくります。
求人や広告だけに限りません。業種を問わず、「以前どう対応したか」「似た事例はあるか」を繰り返し確認する仕事に活用できます。
質問
過去3件では、変更理由と影響範囲を確認した後、代替日程と優先順位を提示しています。送信前に担当者の確認が必要です。
参照した社内情報
顧客対応記録/2026-07 納期変更時の確認手順 定例会議メモ/2026-06よくある課題
ファイルやチャットが増えるほど、探す時間と聞き直す回数も増えていきます。まずは情報の置き場所と使い方を整理します。
判断理由や対応のコツが記録されず、担当者が不在になると仕事が止まる。
共有フォルダ、メール、チャットに散らばり、似た案件を毎回ゼロから調べている。
手順だけでなく背景や例外対応が伝わらず、同じ質問と説明が繰り返される。
担当者ごとに使い方が違い、良い回答や指示文が次の仕事に再利用されない。
仕組み
AIが社内情報を無条件に学習する仕組みではありません。整理した記録から関係する内容を探し、回答や下書きの材料として参照します。
議事録、対応履歴、手順書、調査メモなどを記録
分類、日付、案件名、権限など、探せる基準を統一
言葉が完全に一致しなくても、関連する情報を検索
回答、提案、引き継ぎ、手順改善の材料として活用
最終的な確認・判断・送信は、担当者が行う運用を基本にします。
活用場面
建設・設備、医療・介護、不動産、製造、小売・飲食、人材、士業、IT・Webなど、さまざまな業種で設計できます。
営業・提案
顧客対応
事務・管理
制作・プロジェクト
現場・拠点
経営・改善
求人原稿、応募者対応、広告レポート、制作履歴などにも使えますが、対象はそれだけではありません。まずは貴社で「過去を探す」「同じ説明をする」時間が多い仕事を確認します。
支援内容
要件に応じて、Obsidian、Smart Connections、生成AI、既存のクラウドサービスなどを組み合わせます。特定の製品を導入すること自体が目的ではありません。
何を探したいか、どこに保存されているか、誰が使うか、機密度はどの程度かを確認します。
フォルダ、ファイル名、タグ、日付、案件名など、担当者が迷わず残せる形を設計します。
関連情報を検索し、参照元を確認しながら要約や下書きに使える環境を設定します。
質問例、指示文、回答形式、確認項目を、実際の利用場面に合わせて用意します。
入力禁止情報、権限、確認責任、更新方法を定め、社内説明と操作研修を行います。
検索されない情報、回答のずれ、更新の止まりを確認し、分類やテンプレートを見直します。
できること
前提・できないこと
情報管理とデータ
利便性だけでなく、保存場所、外部送信、権限、退職・契約終了時の扱いまで確認します。
利用する外部サービスの保存・学習設定、契約条件、料金はサービスごとに異なります。導入前に確認し、第三者サービスの利用料が必要な場合は別途ご案内します。
料金の目安
情報量、利用人数、権限、既存データの状態、求めるセキュリティにより費用は変わります。ヒアリング後に対象範囲を明記してお見積もりします。
まず試したい方向け
社内で使い始めたい方向け
定着・改善を続けたい方向け
外部AI、クラウドストレージ、有料プラグイン等を利用する場合、その契約・利用料は別途です。データ移行、独自システム連携、大規模な文書整形は個別にお見積もりします。
進め方
情報量や確認体制によって期間は変わります。機密情報を含む場合は、情報区分と検証環境を決めてから進めます。
探す時間が多い仕事、残っている資料、利用者を伺います。
データの種類、保存場所、権限、外部送信の可否を整理します。
範囲を絞って試作し、検索精度と実務での使いやすさを確認します。
テンプレート、ルール、手順書を整え、利用者へ説明します。
使われ方を見ながら、情報の残し方と回答の品質を改善します。
よくある質問
はい。業種ではなく、過去の対応、手順、会議記録、報告書などを繰り返し探す業務があるかどうかで適性を判断します。建設・設備、医療・介護、不動産、製造、小売・飲食、人材、士業、IT・Webなど幅広い業種で設計できます。
ご相談いただけます。現在の保存場所、ファイル形式、重複、更新状況を確認し、対象を一つに絞って整理するところから始めます。すべての資料を一度に移行する必要はありません。
無条件にすべてを学習させる仕組みではありません。整理した情報から質問に関係する内容を検索し、回答や下書きの材料として参照する構成を基本にします。利用するサービスのデータ取扱条件も導入前に確認します。
情報の種類と利用環境によって判断が必要です。公開情報、社内限定、個人情報、機密情報を区分し、外部サービスへ送信してよい範囲、権限、保存場所を決めます。入力しない運用や匿名化、ローカル環境を含めて検討します。
必須ではありません。これらは構成例の一つです。現在のツール、利用人数、必要な権限、データの機密度、予算を確認し、既存サービスの活用も含めて適切な構成をご提案します。
はい。担当者が日常業務の中で記録と更新を続けられるテンプレート、命名ルール、手順書を用意します。作成した文書や設定資料は、お客様側で保管・確認できる形を基本にします。
一つの利用場面に絞る場合は、4〜8週間程度が目安です。資料の量、整理状況、利用人数、権限・セキュリティ要件、社内確認の期間により変わります。
はい。オンラインでのヒアリング、画面共有、研修に対応しているため、全国からご相談いただけます。訪問が必要な場合は地域と支援内容に応じてご案内します。
無料相談
導入する製品が決まっていなくても大丈夫です。現在の資料と仕事の流れから、小さく試せる範囲を整理します。
社内ナレッジAIのご相談
AIで業務効率化
現在の資料と仕事の流れを確認し、一つの利用場面から無理なく試せる範囲をご提案します。
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