説明の練習にAIを使うには？想定質問から「伝わらない箇所」を見つける方法

サービスの内容や社内提案を説明するとき、資料はできているのに、質問されると言葉に詰まることがあります。

説明文をAIに作ってもらうだけでなく、自分の説明へ質問を出してもらう使い方もあります。
ただし、AIが納得したことは、実際の相手が理解した証拠にはなりません。

練習の目的は、よい点数をもらうことではなく、説明に足りない情報と、
自分がまだ答えられないことを見つけることです。

この記事では、仕事の短い説明を練習する手順を紹介します。
文例は架空で、実際の顧客対応やAI生成結果、効果検証ではありません。

最初に、相手と説明の目的を決める

同じサービスでも、初めて聞く人と、導入を検討している人では知りたいことが違います。

概要を知ってもらう。次の打ち合わせで確認する内容をそろえる。
社内で進め方を相談する。まず、説明を聞いたあとに相手へ何を判断してほしいかを決めます。

相手の知識や状況も、確認できている範囲で示します。
分からない相手像は、想定だと区別します。

たとえば「このサービスを初めて聞く社内の担当者へ、概要と相談したい点を説明する」という設定です。
相手を詳しく作り込むより、今回の説明に関わる条件を選びます。

説明に使ってよい情報を用意する

確認済みの案内資料や、自分のメモを整理します。

何ができるか、対象の範囲、条件、未定のこと、次に相談したいことを分けます。
料金や期限などが決まっていないなら、その状態を残します。

AIに相手役を頼むために、実際の顧客情報や社内事情をすべて渡す必要があるかも考えます。
会社で認められたAIと入力範囲を確認し、必要なら架空の設定で練習します。

仮名にしても内容から案件が分かる場合があります。
情報の扱いが不明なら、実データを入力する前に担当者へ確認します。

まず、自分で短く説明してみる

最初から完成台本を作ってもらう前に、自分で短い説明を書きます。

何をする話か。なぜ今回説明するか。相手へ何を相談したいか。
この三つを目安にします。

次は説明用の架空例です。

社内の案内資料を、一つの一覧へ整理する案を考えています。
保存場所が複数あるため、今使う資料を確認しやすくすることが目的です。
まず一種類の資料で、管理担当と更新方法を相談したいです。

この説明には、対象資料の種類や、一覧を誰が使うかがまだ書かれていません。
そうした不足へ質問を受ける練習につなげます。

話す練習なら、文章を読むだけでなく、自分で声に出してみる方法もあります。
音声を録音・入力する場合は、利用する環境と録音の扱いを確認します。
文字のやり取りだけでも始められます。

質問は、一度に一つずつ受ける

AIへ「質問を二十個ください」と頼むと、読むだけで終わってしまうかもしれません。

まず一問ずつ質問してもらい、自分で答えます。答えたあとに次の質問へ進む形です。

想定質問の例	見直す材料
どの資料から始めますか	対象範囲が具体的か
誰が使う一覧ですか	利用者と目的が明確か
どの状態なら整理が終わりですか	完了条件が決まっているか
まだ決まっていないことは何ですか	未確定の条件を示せるか
次に何を相談したいですか	相手に求める判断が分かるか

これらも架空の練習例で、実際の相手の質問を予測した結果ではありません。

質問へすぐ答えられないときは、
無理に言い切らず、「未定なので確認する」「担当者へ相談する」と返す練習もできます。

相手役と、振り返り役を分ける

会話中は、質問へ答えることに集中します。そのあとで、説明の振り返りを頼みます。

振り返りは、印象の点数より、説明のどの箇所が分かりにくかったか、何の情報が足りないかを見ます。

「説得力がある」「よくできている」といった評価だけでは、直す場所が分かりません。
発言の該当箇所と、確認したいことを対応させてもらいます。

AIが指摘する不足も、そのまま正しいとは扱いません。
説明の目的と関係があるか、資料に根拠があるかを人が確認します。

練習を頼む指示のひな型

説明の練習をします。
相手の想定：［今回必要な知識・状況］
目的：［相手に理解・判断してほしいこと］
使える情報：［入力が認められた情報］
未確定事項：［まだ決まっていないこと］

私の説明を読んだあと、相手が疑問に思いそうな質問を一つだけ出してください。
私の返答を待ってから次へ進んでください。
資料にない事実や条件を作らず、実際の相手の意見を代弁しているとは扱わないでください。
私が「振り返り」と伝えたら、説明の該当箇所、不足情報、原資料で確認する点を整理してください。
回答例を出す場合も、事実を補わず未定を残してください。

これで想定質問を網羅できるわけではありません。練習の条件を明確にするためのひな型です。

答えに詰まった箇所を、資料へ戻して確認する

練習後は、質問を三つに分けます。

説明に足せばよいこと。自分で資料を確認すること。関係者の判断が必要なこと。

たとえば対象資料が決まっているのに説明し忘れたなら、原稿へ補えます。
一方で、管理担当が未定なら、説明を上手にするだけでは決まりません。担当者と相談する必要があります。

AIが作った答えを覚える前に、どの種類の不足かを見ます。
未確定の条件を自然な言葉で埋めてしまわないことが大切です。

一つ直して、同じ説明をもう一度する

すべてを一度に変えるより、まず一つの不足を直します。

対象範囲を一文足す。相談したい判断を最後に置く。未定の条件を明示する。
そうした変更で、何が伝わる形になったかを見ます。

同じ条件でもう一度説明し、修正点が残っているかを確認します。
AIの反応がよくなったことだけで、実際の成果としないようにします。

可能なら、社内の人にも説明を聞いてもらい、何を理解し、どこに疑問が残ったかを確認します。
AIとの練習と、実際の相手への説明は別の工程です。

練習後に残すメモ

• 誰に何を伝える想定だったか
• 答えに詰まった質問と、自分の返答
• 説明へ足す情報と、その根拠
• 資料確認や関係者への相談が必要なこと
• 次に直す一箇所

まずは一つの短い説明で、質問を一問受けてみてください。
答えをきれいに作る前に、何を説明できて、何がまだ決まっていないかを見つけるきっかけになります。

説明資料やAIを使う業務の進め方を整理したい方は、株式会社REPRESENTへご相談ください。
今の情報と確認の流れから、必要な準備を考えられます。