AIに「こんな感じで」を伝えるには？見本と今回の情報を分ける依頼のコツ

「丁寧だけど、堅すぎない文章にしてほしい」

AIへそう頼んでも、思った雰囲気にならないことがあります。
言葉だけでは伝えにくいとき、参考になる文面を見せる方法があります。

ただし、以前のメールをそのまま渡すと、古い日付、相手の名前、当時だけの条件まで新しい文章へ入り込むおそれがあります。

見本は、何を参考にするかを添えて渡しましょう。
この記事では、仕事の文章をAIに作ってもらうとき、見本と今回の事実を分ける依頼方法を紹介します。
文例は架空で、実際の顧客メールやAI生成結果ではありません。

見本の「どこがよいか」を先に言葉にする

見本を渡す前に、その文章のどこを参考にしたいかを考えます。

最初に用件がある。理由を一文で説明している。相手への依頼が具体的。
最後のあいさつが短い。

こうした特徴を言葉にすると、「同じ感じ」という曖昧な指示を、確認できる条件へ変えられます。

参考にしたいのが語調だけなら、文章の構成まで同じにする必要はありません。
反対に、構成を使いたいなら、特有の言い回しまで再現しなくてもよいでしょう。

見本の何を残すかを選び、今回は使わない部分も示します。

見本と、今回の情報を別の欄に置く

以前の文面に書いてあることが、今回も正しいとは限りません。

前回は確認済みだった資料が、今回はまだ確認中かもしれません。
以前案内した対応期限や特別な条件が、今回にも当てはまるとは限りません。

入力を、次の三つに分けます。

欄	入れる内容
参考の見本	語調や構成を参考にする文章
参考にする特徴	用件から始める、短い段落にする等
今回の事実	相手、目的、確定事項、未確認事項、依頼

見本は事実の根拠にしない、と明示します。
今回の情報にない日付、条件、約束は追加しないよう指示しましょう。

この区分を作っても、正確さが保証されるわけではありません。
出てきた文章を確認するための基準として使います。

架空の例で、引き継ぐ部分を選ぶ

たとえば、次の見本があったとします。

資料をご確認いただき、ありがとうございます。
修正済みの案を共有します。11月10日までに、修正の有無をお知らせください。
公開は、ご確認をいただいてから進めます。

今回の状況は、「初めて資料案を送る」「確認期限は未定」「公開の相談はまだしていない」だったとします。

この場合、見本から参考にするのは、短い段落と、相手へ頼むことを明確にする構成です。
「修正済み」「11月10日」「公開を進める」という情報は使いません。

説明用の文例なら、次のように考えられます。

資料案を共有します。
内容をご確認いただき、修正が必要な箇所をお知らせください。
ご確認いただける時期も、併せてご相談できますと幸いです。

ここでは期限を推測で埋めず、確認時期の相談という、今回依頼したい行動を記載しています。
その行動も、実際に頼みたいかを担当者が決めます。

見本の形を借りることと、内容を引き継ぐことを分けましょう。

AIへ渡す指示のひな型

目的：［今回作る文章で相手に伝えたいこと］

参考にする見本：［利用が認められた例文］

見本から参考にする特徴：［構成、語調、段落の長さ等］
参考にしないもの：見本の日付、固有名詞、条件、実績、約束。

今回の事実：［確定している情報］
未確認事項：［まだ分からない情報］
今回の依頼：［相手へ頼みたい行動］

今回の事実と依頼だけを内容の根拠にしてください。
不足情報は推測で埋めず、確認事項として分けてください。
出力：文章案／不足情報と確認事項

長さや用途に制約があるなら、それも添えます。
見本と同じ長さへ無理に合わせるより、今回必要な情報を保てる形を考えます。

外部の文章を見本にする際は、利用できる範囲を確認し、
その文章ならではの表現をそのまま再現する依頼にしないようにします。
自社の文章でも、利用してよい内容かを別途確認します。

見本は、多く渡すより、役割をそろえる

例文をたくさん渡せば分かりやすくなる、とも限りません。

謝罪のメール、お礼のメール、見積もりの案内を混ぜると、
どの場面の語調や構成を参考にするかが曖昧になります。

まずは、今回の用途に近い一例から始めます。
複数使うなら、「こちらは構成」「こちらは語調」と役割を分けます。

見本同士の長さや敬語が食い違うなら、どちらを優先するかを示します。
用途が変わったときは、以前の見本がそのまま合うかも見直しましょう。

実際のメールを見本にする前に、情報を整理する

過去のメールには、相手の名前や連絡先だけでなく、
未公開の企画、個別の条件、社内の事情が含まれることがあります。

会社で認められたAIと、入力できる情報の範囲を確認します。
名前だけを仮名にしても、内容の組み合わせから案件が分かる場合があります。

必要なら、参考にしたい構成だけを取り出して、架空の内容で見本を作ります。
語調を伝えるために不要な顧客情報まで渡す必要があるかを考えましょう。

見本を保存して使い回す場合も、対象の用途と、参考にする特徴をセットで残します。
古い条件を含む文章を、確認なしで使い続けないようにします。

修正するときは、ずれた箇所を具体的に伝える

文章案が違うと感じたら、「もっと自然に」だけでなく、どこを変えたいかを示します。

「冒頭のあいさつを一文にする」「依頼を先に出す」
「見本にあった期限は今回に使わない」といった指示なら、修正の対象が分かります。

直したくない箇所もあるなら、合わせて指定します。
ただし、修正後も日付、条件、未確認の扱いを改めて照合します。
一箇所の修正で、ほかの部分まで変わっていないかを見ましょう。

送る前の確認リスト

• 参考にする構成や語調が明確か
• 見本の名前・日付・条件が紛れ込んでいないか
• 今回の事実と依頼が抜けていないか
• 未確認事項を、確定した表現に変えていないか
• 相手にない約束や実績を追加していないか
• 見本の利用範囲と、AIへ入力できる情報を確認したか

まずは一つの見本に、「参考にする特徴」と「今回は使わない情報」を添えてみてください。
仕上がりを比べるときにも、その二つが確認の手掛かりになります。

文章作成や確認の手順を業務へ組み込みたい方は、株式会社REPRESENTへご相談ください。
今使っている文面や仕事の流れから、整理する範囲を考えられます。