ホームページの修正依頼、どう伝える？制作会社との行き違いを減らす依頼メモ

「ホームページの文章を変えてほしい」と依頼したら、何度も確認のメールが返ってきた。
修正されたページを見たら、思っていた箇所と違っていた。

そんな行き違いを減らすために、依頼する側でそろえておきたい情報があります。

難しい制作用語は必要ありません。どのページの、どこを、何に変えたいのか。
いつまでに、誰が確認するのか。
その情報が一つにまとまっていれば、制作会社も作業範囲や進め方を確認しやすくなります。

この記事では、会社のホームページを担当する方へ、修正依頼の書き方と、そのまま使えるひな型を紹介します。
例は架空で、特定の制作会社の料金や納期、対応条件を示すものではありません。

まず「決まった変更」と「相談したいこと」を分ける

修正依頼には、二つの種類が混ざることがあります。

一つは「営業時間をこの文章へ変更したい」のように、変更後が決まっている依頼です。
もう一つは「サービスが伝わりにくいので見直したい」のように、解決方法から相談したい依頼です。

後者なのに、作業だけを依頼したつもりで進めると、提案や原稿作成が必要なことに後から気付く場合があります。

決まっている変更：サービスページの受付時間を、添付の確定原稿へ差し替えたい。

相談したいこと：サービスの対象が分かりにくいので、構成や表現の見直しを相談したい。
現時点で完成原稿はない。

どちらがよいという話ではありません。
何が決まっていて、何を一緒に考える必要があるかを、最初に伝えましょう。

1．ページ名だけでなくURLと場所を伝える

「会社案内のところ」だけでは、トップページの紹介欄なのか、
会社概要ページなのか、制作側が判断しにくいことがあります。

ページのURLを付け、その中の見出しや、修正する文章も書きます。

項目	書く内容の例
ページ	サービス紹介ページのURL
場所	「ご利用の流れ」の見出し直下、2番目の説明
現在の内容	変更したい文をそのまま記載
変更後	確定した新しい文章を記載

画面の画像を付ける場合は、対象に番号や枠を付け、メモと対応させます。
スクリーンショットだけで説明を済ませず、差し替える文章はコピーできる文字でも渡すと、
読み取りの行き違いを減らせます。

画像に管理画面や個人情報が入る場合は、依頼に必要な範囲だけにします。

2．変更後の文章と素材が、確定しているかを示す

原稿を渡すときは、下書きか、社内確認済みかを書きます。
複数ファイルがあるなら、今回使うものを明示します。

使用原稿：【ファイル名】の【該当箇所】。社内確認済みです。

差し替え画像：【ファイル名】。今回の掲載に使ってよいことを社内で確認済みです。

原稿中の【未確定】部分は公開しないでください。

画像の選定や文章の書き直しも頼みたいなら、その作業を別に書きます。
「いい感じに」という要望だけでなく、誰に何を伝えたいかを添えましょう。

写真については、使用できる権利や掲載の可否を社内で確認します。
制作会社に渡したことで、素材を使ってよいかの確認まで自動で終わるわけではありません。

3．希望日と、公開してよい時点を分ける

「今月中にお願いします」と書いたとき、作業完了、確認用ページの提出、公開のどれを希望しているでしょうか。

日付だけでなく、その日に何ができている必要があるかを示します。

• 確認用ページを見たい日
• 社内で回答できる予定日
• 公開を希望する日と時間帯
• 指定日より前には公開しない情報があるか

希望は、制作会社の受け入れが確認できるまでは確定した納期ではありません。
対応可否と必要素材、見積もりを確認して進めます。

急ぎの場合は、急ぐ理由と最優先の項目を伝えます。
「すべて大至急」とするより、情報の誤りを直す箇所と、後から相談できる見た目の変更を分ける方法があります。

4．同じ情報がある場所と、変更しない範囲も確認する

電話番号や営業時間は、会社概要だけでなく、
フッター、問い合わせページ、画像やPDFなどにも載っていることがあります。

依頼の段階で分かる掲載場所を挙げ、ほかの箇所の確認も必要なら、その調査を依頼範囲に含めたいと伝えます。

「このページだけ変える」のか、「同じ情報を掲載する場所を調べてそろえる」のかでは、作業が違います。

また、変更しない範囲も書くと、見積もりの前提を合わせやすくなります。

今回は受付時間の文章差し替えを依頼します。デザイン変更やフォーム項目の追加は含めません。
同じ情報が別ページにもある場合は、追加対応の範囲と費用を先にご相談ください。

GoogleマップやSNSなど、サイト外の情報を誰が直すかも、必要に応じて別に決めます。
ホームページの修正依頼に、すべての外部サービス変更が含まれるとは限りません。

そのまま使える修正依頼メモ

以下は記入用のひな型です。空欄を推測で埋めず、分からないところは相談事項として残します。

【依頼の種類】確定原稿の差し替え／表現や構成から相談

【目的】誰に、何を正しく伝えたいか

【対象URL】

【箇所】見出し、現在の文章、画面番号など

【変更後】新しい文章、素材のファイル名

【確定状況】確認済み／確認中。公開しない未確定箇所

【関連箇所】同じ情報があるページ・PDF等。追加調査が必要か

【希望】確認用ページの希望日、公開希望日時、事前公開の可否

【範囲外】今回変えない箇所、追加見積もりを相談してほしい作業

【確認担当】社内の取りまとめ、最終確認・公開承認をする人

【費用】保守の範囲内か、追加費用があるかを作業前に確認したい

既存の保守契約がある場合も、文章差し替え、原稿作成、機能追加の扱いは契約で確認します。
詳しくはホームページの保守費用で確認したいことをご覧ください。

社内の意見は、取りまとめて版を残す

複数の担当者が別々に修正を送ると、どれが最終の指示か分からなくなることがあります。

社内の取りまとめ役と、最終承認する人を決めましょう。
依頼ごとに番号を付け、最新版と確認日時を残す方法もあります。

たとえば「修正1：受付時間」「修正2：画像差し替え」と分け、追加が出たら同じ一覧へ追記します。
すでに作業中の指示を変えるときは、どの内容を取り消し、何へ置き換えるかも伝えます。

一覧が細かければ必ず効率化するわけではありません。件数が少なければ短いメモで構いません。
関係者が同じ指示を見ている状態を作ることが目的です。

確認用ページでは「依頼どおり」と「使える」を見る

制作会社から確認依頼が来たら、社内で原稿だけを見直すのではなく、実際のページで確認します。

確認すること	見るところ
内容	文章、数字、連絡先、画像が確定原稿と合うか
表示	PCとスマホで読めるか、途中で隠れていないか
関連	同じ情報を掲載する対象箇所に矛盾がないか
操作	変更に関係するボタン・リンク・フォームが使えるか
公開条件	希望時点、公開前の制限、承認の扱いが合うか

操作の確認は、実送信や課金、実在のお客様への通知が起こらない方法を制作側と決めて行います。

確認用ページを見られない場合や、対象が分からない場合は、確認した扱いにせず問い合わせます。
公開の承認と、追加修正の依頼も分けて伝えましょう。

公開後は、反映と残件を確認する

公開の連絡が来たら、本番URLを開きます。
古い内容が見える場合は、閲覧環境やキャッシュなどの可能性もあるため、
すぐ未対応と決めず、URLと確認した状況を伝えます。

反映済みの項目、まだ残っている項目、別途見積もりの項目を記録します。
次回に流用できる原稿と素材の管理先も残しておくと、担当交代のときに探し直す手間を減らす助けになります。

修正依頼は、完成した指示書を一人で作る必要はありません。
分かることと相談したいことを分けて伝えるだけでも、最初のやり取りが具体的になります。

ホームページの修正や制作について相談したい方は、株式会社REPRESENTのホームページ制作をご覧ください。
対応範囲と費用は、サイトの状態と依頼内容を確認したうえで個別に相談します。